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A nivel empresarial, corporativo e institucional, cada vez es más frecuente incluir, en las reuniones de trabajo o en cualquier evento, una pausa, que interrumpa su desarrollo y permita reponer fuerzas despejando la mente unos minutos.
Ese break o descanso tiene más importancia de lo que pudiera parecer y de su correcta organización pueden depender, en parte, los buenos resultados del encuentro.
Es importante tener claro que es un coffee break y, además, conocer algunos detalles respecto a cómo hacerlo, cuánto debe durar, qué bebidas y comidas ha de incluir y por supuesto, qué café molido comprar.
La pausa del café o coffee break
Coffee break es un término que, pese a ser dos palabras inglesas, todos entendemos y que podría definirse como un paréntesis en una jornada de trabajo o estudio. Reuniones de directivos, seminarios, presentaciones y ponencias, cursos y másteres, jornadas de team building…
Ese break implica, por un lado, tomar algo con una buena taza de café como protagonista y, por otro, socializar e intercambiar opiniones con otros asistentes.
¿Qué es un coffee break?
Pausa, paréntesis, minutos de descanso… la expresión podría traducirse con cualquiera de estos términos, pero todos quieren decir lo mismo: detener temporalmente una actividad que requiere atención y concentración y cambiarla por unos minutos en los que poder beber y comer algo para recuperar energías al tiempo que se establecen esos contactos base del actual networking.
El coffee break marca un descanso en una jornada, quizá, de duras negociaciones o en una presentación en la que se detallan nuevos objetivos empresariales, líneas de producto… Esos eventos requieren máxima concentración, pero el cerebro humano no es capaz de mantenerla por tiempo ilimitado.
Basta hacer una pausa de unos 20 – 30 minutos para que ese reconfortante momento dedicado a tomar un café haga el efecto deseado, que no es otro que favorecer la relación interpersonal en un ambiente más distendido y, al mismo tiempo, lograr recuperar energías en cuerpo y mente.
Tipos de coffee break
No es un desayuno ni tampoco un brunch, porque el coffee break está pensado para tomar algo de pie, favoreciendo, así, la movilidad y la conexión entre los participantes. Básicamente, hay dos tipos de coffee break, el que tiene lugar en una jornada de mañana y el que establece una pausa de tarde.
En ambos casos, su organización es similar, aunque suele haber algunas diferencias en lo que se incluye como comida y bebida.
Tanto en un coffee break de mañana como de tarde, el café es la propuesta clave de este tentempié para compartir, por lo que, es esencial que sea un café de calidad y si es café de especialidad, los paladares más exquisitos sabrán apreciarlo.
¿Cómo organizar un coffee break?
De una buena organización depende el éxito del coffee break que influirá, notablemente, en el éxito del propio evento. Para organizarlo es importante tener en cuenta el número de asistentes, para poder determinar el espacio necesario y también para poder calcular las cantidades de comidas y bebidas.
Para que puedas hacerte una idea, calcula un café por persona y añade un 20% extra para asegurarte de que habrá de sobra. Piensa también en el resto de bebidas: zumos, refrescos, infusiones, agua… Y no olvides el té para quién no puede decidirse entre si tomar té o café.
En cuanto a la comida, entre 5 y 7 piezas entre dulces y saladas por asistente es una media aproximada.
Por último, no olvides el menaje y detalles básicos: servilletas, pequeños tenedores, vasos…
¿Cuándo hacer un coffee break?
Incluir en la agenda de cualquier reunión de trabajo un coffee break es siempre una buena idea que enriquecerá el evento propiciando una impresión positiva y altamente satisfactoria de la reunión.
Lo ideal es hacer el coffee break aproximadamente a mitad de la jornada. Es difícil mantener la atención y la escucha activa más de dos horas seguidas, por lo que, si la agenda del evento se prolonga, por ejemplo, de 10:00 a 14:00, el momento perfecto del coffee break sería entre las 11:30 y las 12:00.
